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艾森豪矩陣 Eisenhower Matrix

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限

前言:分清楚做與不做才是最重要的

在現代社會中,時間管理尤為重要。管理時間可以幫助我們更有效地完成工作,避免拖延和提高生產力。然而,其實人類無法管理時間,不管我們再怎麼努力,時間都還是會一分一秒的過去。

因此,時間管理不是管理時間,是善於利用時間,「做什麼」與「不做什麼」就顯得非常重要。

最沒有生產力的事,就是用更有效率的方式,去做根本不該做的事。

Peter F. Drucker 彼得.杜拉克none

在之前的文章〈時間管理入門:提升生產力的3個關鍵〉中提到了「艾森豪矩陣」,是一種簡單又有效的時間管理/生產力工具,能幫我們分類任務、排出優先序、提高生產力。只需要一枝筆、一張紙,就可以畫出一張清楚的圖,讓我們知道哪些任務該做;哪些不該做。

這篇文章會與你分享艾森豪矩陣的概念和我個人的使用方式,希望能幫助你更好地理解這簡單好用的生產力工具。


艾森豪矩陣 Eisenhower Matrix

艾森豪矩陣是一種由美國總統艾森豪發明的簡單又有效的時間管理/生產力工具。艾森豪矩陣是一個矩陣圖表,將任務按照優先順序排列,並分成四個區域,分別是:重要且緊急重要但不緊急不重要但緊急不重要也不緊急。透過這種分類方法,我們可以更清晰地了解任務的重要性緊急程度,從而更好地分配時間和資源。

我並不是完全照傳統的用法,有稍作調整成我認為更適合我個人的方式,你也可以自行做變化,工具是死的;人是活的。

如果你以前就有接觸過艾森豪矩陣,會發現我所用的象限位置跟原本的不太一樣,因為這樣對我來說比較好理解,我的思考方式是跟以前學的「數學」的象限很像(不完全一樣):水平線越往右邊,值就越大垂直線越往上面,值就越大

因此,我的水平線從左到右是不緊急->緊急垂直線從下到上是不重要->重要

將自己想得到的任務全部列出來,並且將他們放到矩陣的各象限中,透過視覺化的方式幫助自己釐清事情的優先序。

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限
艾森豪矩陣

傳統的艾森豪矩陣中,這四個象限的優先序從高到低分別是:

  1. 象限一:重要且緊急
  2. 象限二:重要但不緊急
  3. 象限三:緊急但不重要
  4. 象限四:不重要也不緊急

將各任務分類到象限中之後,我們可以開始定義這些象限的原則。


象限一:重要且緊急

如果這件事有很明確的Deadline,並且如果沒有在時間內完成,可能會有很嚴重的後果,或是影響到工作、造成別人的困擾。

在傳統的艾森豪矩陣中,這個象限中的事情是你第一優先的任務,最好馬上安排時間立刻開始進行,因為這通常是短期內最重要的事情。

然而,如果你想要擁有自主權,並且注重自己長期發展的人,你應該要優先處理的其實是在第二象限中的任務,我會在介紹象限二時說明。

剛開始練習時,你可能會發現幾乎所有任務感覺都「又重要且很緊急」,每個任務都想歸類到這個象限。我會在介紹象限三時說明,幫助你分類出優先序。

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 重要且緊急
1. 重要且緊急

象限二:重要但不緊急

這種事情通常沒有明確的Deadline,也有可能是需要花很長時間去做的事情,通常是一個大目標,或是想要養成的習慣

以傳統的艾森豪矩陣來說在這個象限中是你第二順位的任務,然而,也因為他看起來沒有這麼緊急,這個象限中的任務也是最常被大家忽略的

例如運動、閱讀、練習畫畫等,這些看起來能自我精進,又很重要的事情,因為不緊急,往往會不斷被拖延。「今天上班太累了,有時間再運動。」「劇還沒追完,下星期再畫畫。」「我也想看書,但手機滑一滑就到睡覺時間了。」

《與成功有約》的作者史蒂芬.柯維在書中提到一個「要事第一」的習慣,意思是最重要的事情應該最優先處理。他告訴我們應該優先完成,並且最重視的任務,就是在第二象限中的事情,這個象限中的事情能帶領我們通往成功,其他象限的事情都是其次。

因此,最好的方式是,每天特別安排時間做這個象限中的事。例如我為了養成每天寫作的習慣,我把每天早上吃完早餐後的一個小時內只能寫作,任何事情都不會安排在這個時間,利用「時間區塊」的方式,「保護」我寫作的時間,不被其他事情占用。

第一象限的任務是短期的;第二象限是長遠的。你認為短期的急事會帶來進步,還是長期的習慣?

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 重要但不緊急
2. 重要但不緊急

象限三:緊急但不重要

分類在這個象限的任務通常是一般的雜事,可能有明確的期限,但是不會幫助你累積實力,或是不一定要自己處理的事情

在剛開始使用艾森豪矩陣的人,可能會將「緊急但不重要」的東西,歸類到「緊急且重要」的事情,導致第一象限的任務非常多,但這個象限中卻一個任務也沒有。

我們可以透過一個原則幫助自己釐清,當我們想將一件事情放到「重要且緊急」的象限時,問問自己:「這件事情非我不可嗎?」

這件事情一定要我來執行嗎?能不能指派、託付給他人做呢?如果可以的話,將這個事情歸類到這個「緊急但不重要」的象限,並且請別人幫我們完成

很多人會不放心將事情託付給別人,因為會認為自己做得比較好,但其實,這樣只會讓自己的工作越來越多,記住一點,我們一天只有24小時,你沒辦法完成所有事情。善用「外包」解決我們無法獨力完成的問題,因為通常用金錢買回時間,是很划算的。我們要做的,是「最重要的事情」,而不是緊急的事

如果你不願意把任務交付給他人,那你就只會獲得更多的任務

佐編茶水間 Zoey Knone
簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 緊急但不重要
3. 緊急但不重要

象限四:不重要也不緊急

如果發現一個任務沒有一個明確的期限,也對自己長期的發展沒有幫助,那它很可能是「不重要也不緊急」的任務。

例如,我在這個象限中的任務有:追劇、玩電腦、打籃球、做手作物品等比較興趣相關的。

傳統的艾森豪矩陣會告訴你,在這個象限中的任務可以直接刪掉,不去做。但我在Zoey的理想生活設計中看到一個想法,我覺得很棒:

我們可以將這些不重要、不緊急的任務放在自己空閒的時候做,變成一份「娛樂、消遣」清單

與其下班後在家放空看新聞,不如將這些平常沒有排進行程裡的事情拿來做,當作我們的娛樂、消遣,又可以將清單中的一項任務劃掉,這不是很棒的事情嗎?

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 不重要也不緊急
4. 不重要也不緊急

我的艾森豪矩陣範例

我習慣在我的子彈筆記中畫出艾森豪矩陣,因此我也遵循子彈筆記的核心精神:「少,卻更好。」

我喜歡讓事情越簡單越好,我的方法只需要一頁空白頁和一支筆就可以了,如果你沒有在寫子彈筆記,不用擔心,任何一張紙或是筆記本都可以。

首先在空白頁的上方畫上一個「」字。並且在右方及上方畫上箭頭,代表數線的「正向」。

接著我會加上文字提醒我象限、重要、緊急程度。

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 畫出十字以及箭頭,並標上重要/緊急程度
在頁面的上方畫出基本的矩陣

這樣一來就很清楚了,接著在矩陣的下方畫一條橫線,區隔開下方一點空間。

在這個空白處,開始列點,列出所有想到的任務

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 化條線區隔開來,並開始列點
開始列任務

有些人可能會想:「為什麼不邊想任務順便歸類就好?

我不是很建議這樣做,因為在想任務要歸類哪個象限時,會打斷我們的思考,這樣可能造成我們沒想清楚就亂做分類,或是漏掉、忘記某個重要任務,因此我建議一步一步來,先將所有任務列出,之後再分類

列完所有任務後,我們可以開始分類了,用前面提到的的四個象限分類:

  1. 象限一:重要且緊急
  2. 象限二:重要但不緊急
  3. 象限三:緊急但不重要
  4. 象限四:不重要也不緊急
簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 將任務分類
將任務分類,完成打v

最後,我們可以將這些任務排到自己的行事曆,或是子彈筆記日誌中,排定他們的日期,確實去執行吧!

簡單又有效的時間管理/生產力工具:艾森豪矩陣的4個象限- 將任務排到子彈筆記或行事曆中
幫自己的任務排定時間吧

結語:善用「外包」解決我們無法獨力完成的問題

現在你對艾森豪矩陣有更深入的了解了嗎?今天馬上就來試試看把自己的任務都排出優先序吧!

結束前,我想要談談「象限三:緊急但不重要」中的其中一個觀念:「外包」。

人類是群居動物,我們的生活一定會與別人有所交集,人類之所以能進步快速,最重要的就是我們會「互相幫助」。

當我們想要做一件事,但是沒有技能、或是沒有時間時,我們可以把自己當成是一間公司。當一間公司沒有資源解決一個問題時,最常使用的方式就是「外包」。

「外包」的服務可以將一項工作委託給別人,透過金錢去購買別人的服務或時間,省下許多時間或學習的成本,善用這個方式去完成許多無法靠自己獨力完成的事情。

「外包」其實不一定要想得是多專業的事情,沒有想像中的那麼困難,其實我們每天都在做,例如:

  • 吃外食:用錢購買別人花時間做好的食物
  • 叫外送:用錢購買別人花時間取餐、運送的餐點
  • 上課程:用錢購買老師花時間整理好的重點觀念
  • 去理髮:用錢購買理髮師的技術,省下自己學習的時間

以長遠來看,用金錢買回時間,是很划算的。因為錢,再賺就有了;有些事錯過,就沒了,時間的價值永遠大於金錢。

善用這個簡單又有效的時間管理/生產力工具,排出生活中的優先序,讓我們決定「做」與「不做」什麼事,提升自己的生產力吧!

希望這篇文章中分享的資訊能幫助到你,如果你喜歡我的內容,想要定期收到更新和更多有價值的分享,可以在下方訂閱我的免費電子報。也幫我分享給你的朋友,幫助更多人。


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